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E-Rechnungspflicht: Fahrplan für B2B bis 2028
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Der nächste Schritt folgt zum 1. Januar 2027: Dann wird der Versand strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht - ab 2028 für alle. Ein einfaches PDF gilt dabei nicht als E-Rechnung.
Was das konkret bedeutet, welche Formate zulässig sind und wie SAMTEK seine Kunden dabei schon heute entlastet.
Der Zeitplan im Überblick
- Seit 01.01.2025: Empfangspflicht - jedes Unternehmen muss strukturierte E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg.
- Bis 31.12.2026: Übergangsfrist für den Versand - Papier bleibt erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen - mit wenigen Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Was heißt das für Ihre Logistikrechnungen?
Frachtrechnungen sind prädestiniert für die E-Rechnung: viele Belege, wiederkehrende Positionen, klare Referenzen. Als hybrides Format hat sich ZUGFeRD im B2B bewährt - Ihre Buchhaltung liest die XML-Daten automatisch ein, Ihre Mitarbeiter sehen weiterhin ein gewohntes PDF.
SAMTEK stellt Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereit: Sie erhalten von uns E-Rechnungen, die sich ohne manuelle Erfassung in Ihre Buchhaltung übernehmen lassen - inklusive sauberer Referenzen zu Sendungen und Leistungszeiträumen. Zusammen mit unserer Versandsoftware wird so der komplette Prozess vom Versandauftrag bis zur Verbuchung digital.
Unser Tipp: Nutzen Sie 2026 als Übergangsjahr, um Empfang, revisionssichere Archivierung im Originalformat und Freigabeprozesse zu testen - dann ist der Stichtag 2027 nur noch eine Formalie.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?+
Nein. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne enthält strukturierte XML-Daten nach EN 16931. Ein reines PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und darf nur noch übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?+
XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem bei Behörden Standard. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten - im B2B oft die praktischere Wahl, weil beide Welten bedient werden.
Was passiert, wenn ich die Fristen verpasse?+
Nicht konforme Rechnungen können vom Empfänger zurückgewiesen werden, im Ernstfall ist der Vorsteuerabzug gefährdet und bei Betriebsprüfungen drohen Beanstandungen. Eine frühzeitige Umstellung schafft Rechtssicherheit.
Digitale Prozesse von der Sendung bis zur Rechnung
ZUGFeRD-Rechnungen, digitale Versandaufträge und persönlicher Support: So einfach kann B2B-Logistik sein.
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